Egy igazi HR Élmény
Görgess
Menü

A HR lehetséges szerepe a munkaköri leírások kapcsán

Reprezentatív kutatási eredmények híján csak a saját – több évtizedes – tapasztalatom alapján úgy vélem, talán az egyik leggyakoribb kérdés, amely felmerül a vállalkozásoknál: Ki készítse el a munkaköri leírást? A vezető vagy a HR-es? Esetleg a munkavállaló maga?

A kérdéseknek általában nem az az alapja, hogy ki kaparintaná meg a másik elől ezt a feladatot. Inkább fordítva.

 

A munkaköri leírás a munkajog mostohagyermeke?

A munkaköri leírás kapcsán olyan kötelező feladatról beszélünk, amelyet még csak nevén sem nevez a munka törvénykönyve. A munkaköri leírás fogalmát hiába is keresnénk a jogszabályban, az a munkaköri feladatoktól szóló írásbeli tájékoztatás kötelezettségét írja elő a munkáltató részére [Mt. 46. § (1) d)]. De hogy ezen kívül mi kerüljön a munkaköri leírásba, azt már végképp nem a jogalkotó segít meghatározni, inkább a másik „szülő”, a HR-szakma ezért a „felelős”. Így sok meglévő munkaköri leírásban olvashatunk nyelvtudással, végzettséggel, kompetenciákkal kapcsolatos elvárásokról, a munkakör szervezetben elfoglalt helyéről, felettesekről, beosztottakról, helyettesítőkről, teljesítménymutatókról stb. is. Viszont alig találkozom olyan munkaköri leírással a gyakorlatban, ahol ezek az információk bármely változást, például egy szervezeti átalakulást követően is naprakészek lennének. Nem véletlenül. Kinek jut eszébe, hogy az akár évekkel korábban a személyi anyagba lefűzött munkaköri leíráshoz is hozzá kéne nyúlni? És jó-e, ha a felsorolt „változékony” információkat a munkaköri leírás tartalmazza? Álláspontom szerint egy sor információnak – például a szervezeti átalakulással felmerülőknek – nem is a munkaköri leírásban lenne a helye, sokkal inkább a minden érintettre egyaránt vonatkozó dokumentumokban, a munkáltató szabályzataiban [Mt. 17. §]. A szabályzatokat nem a nagyvállalatok privilégiumának tartom, hanem olyan dokumentumoknak, amelyeknek kisebb létszámot foglalkoztató vállalkozások esetében is számos előnye van. Például a változások menedzselésében is.

 

Mi lehet a HR szerepe a vállalkozásoknál használt munkaköri leírások kapcsán?

Ez az írás (és a közelmúltban megjelent, A munkaköri leírás című könyv) valószínűleg nem jött volna létre, ha e sorok (és egyben a könyv) írója több vállalkozásnál a munkaköri leírás forrását firtató kérdésére nem azt a választ kapta volna, hogy „Ezt a sablont adta a HR.” vagy kisebb vállalkozásoknál: „Ezt adta a könyvelőm!”.

A munkaköri leírás-sablonok használata mindaddig segíti a munkát, ameddig a használatuk nem lesz „sablonos”.

Közeli példaként az általános adatvédelmi rendelet (angol rövidítésével: GDPR) 2018. május 25-ei hatályba lépése óta sem csak az a kérdés, hogy formailag van-e GDPR-szabályzata a vállalkozásnak, hanem az adott személyes adatokkal kapcsolatba kerülő munkavállalók tudják-e, mi és miként vonatkozik ebből rájuk, a munkaköri tevékenységeik közé is beépülnek-e a GDPR kapcsán ellátandó feladatok. Gondoljunk bele, egy adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén eleve rövid idő, 72 óra áll rendelkezésre, mely alatt fontos vizsgálatokat kell elvégezni és ezek alapján jelentős döntéseket és intézkedéseket kell meghozni és végrehajtani. Nem szül jó vért, ha ezen idő hatásköri, illetékességi vitákkal telik. Sokkal jobb, ha minden szereplő külön utasítás, konkretizálás nélkül is tudja az ilyen esetben elvégzendő feladatát, hogy pontosan mit, mikor, hogyan is kell tennie. Mire számíthatunk, krízis helyzetben, ha ezt nem szabályozzuk és közöljük a munkavállalókkal még „békeidőben”?

Hosszasan lehetne sorolni példákat, de mindegyikben közös, hogy a munkáltató irányítása szerint kell a munkát végeznie a munkavállalónak [Mt. 42. § (2) a)], vagyis nincs mire várni, adjuk meg a munkatársak számára a szükséges iránymutatást! Bízhatunk benne, ha tudják és értik a feladataikat, azokat döntő részben jól el fogják végezni.

A hiányzó munkáltatói képzés

Nagyon kevés tevékenység van, amelyre ne vonatkozna valamilyen képzettségi előírás (iskolarendszerű, vagy OKJ-s képzés), másokat vezetni, „munkáltatni” viszont jelenleg a legcsekélyebb munkáltatói, munkajogi ismerethez sem kötött! Tisztelet azoknak a munkaszervezeteknek, amelyekben egy alsó-, közép- esetleg felsővezetői pozícióba kerülést megelőzi bármely, erre vonatkozó felkészítés. Például témánk szempontjából munkajogi alapismeretekből. Szerencsés az, aki HR általi támogatást kap, másoknak marad a világháló, de „Dr. Google” segítségére alapozni egy munkaszervezet vezetését azért elég kockázatos. De legalábbis újabb kompetenciákat értékel fel: hogyan keressünk az elérhető információk rengetegében és hogyan értékeljük, hogy a találatok közül mi az érdemi segítség és mi a hamis, irreleváns, elavult tartalom.

Miért született meg a munkaköri leírásról szóló könyv?

Személyes véleményem, szakmai álláspontom szerint a munkaviszonyban a munkáltató szerepét erősíteni, felelősségét növelni kell. A munkaköri leírás című könyv azt célozza meg, hogy a munkáltató, illetve a munkáltatói szerep valamely részét ellátó szereplő (közvetlen felettes, teamvezető, csoportvezető stb.) saját erőből is képes legyen a vonatkozó előírásoknak megfelelő, tartalmas, hasznos, a munkavállaló számára is érthető munkaköri leírást létrehozni, azt a folyamatos változásoknak megfelelően karbantartani és a kapcsolódó napi döntéseket jól meghozni.

A HR-es fontos támogató- és kontrollfunkciót láthat el. De mivel nem lehet ott minden, az adott munkaviszony, munkakör tartalmát ténylegesen befolyásoló napi történésnél, célszerű ezek helytállóságáért a vezető felelősségét hangsúlyozni. Gondoljunk a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás [Mt. 53. § (1)] évi 44 munkanapos törvényi korlátjára: ha nem teljesen világos, hogy mi tartozik az adott munkakörbe, hogyan dönthető el a napi munka során vagy vita esetén, hogy mi az attól eltérő? Hogy elhasználtunk-e egy (újabb) munkanapot a 44-ből vagy sem?

Néha helyezkedjünk át a másik oldalra!

A jó munkaköri rendszer előnyeit gyakran nem is csak a munkáltató fejével gondolkozva lehet megtalálni. Az is nagyon hasznos, ha a munkavállaló, vagy még a munkaviszony létrejötte előtt az álláshirdetésre jelentkező szemszögéből is megvizsgáljuk, milyennek is látszik a munkaajánlatunk (és ezáltal vállalkozásunk) arról az oldalról.

Ha nincs munkaköri leírás (sajnos ez sem túl ritka), vagy van, de olyan általános, semmitmondó, hogy alig tudunk meg belőle többet, mintha nem is lenne, nos, ez nem küld jó üzenetet a (leendő) munkavállaló számára. Mire fognak itt engem alkalmazni, ha látszólag ezt még a munkáltató sem képes világosan közölni? – kérdezhetik joggal. Pedig ismétlem, tapasztalatom szerint a munkavállalók döntő részben jól elvégzik azokat a feladatokat, amelyeket számukra is érthetően a tudomásukra hoznak. De ez nem történhet meg, ha egyes feladatok elvesznek több munkakör „Bermuda-háromszögében” és mindenki a másikra vár. Különösen rossz, ha valakit olyan el nem végzett munkáért tesznek utólag felelőssé, amelyet maga nem is tudott feladatának. Minden ezzel kapcsolatos bizonytalanság hozzájárul ahhoz a sok tényezőből álló szempontrendszerhez, amelyek alapján egy munkavállaló jónak ítéli meg a munkahelyét, munkáját sikerek forrásának tartja vagy ellenkezőleg és ezért energiáit már egész másra, esetleg az új munkahely keresésére fordítja.

A sikeres munkaszervezet építőköve: a munkakör.

Tanácsadói munkámban központi kérdéssé tettem a munkakörrel és az ezt leíró munkaköri leírással szembeni paradigmaváltást. Változtassuk meg a munkaköri leírásról kialakult „kötelező, lefűzendő dokumentum” képet és tegyük azt a hatékonyság növelését segítő eszközzé a vállalkozások legszélesebb körében!

Mivel kötelező képzés nincs, ennek útja az lehet, ha a munkáltatók számára ismeretek adásával alternatívát tudunk mutatni és meggyőzésükkel érjük el a változást. Ebben a HR-esek kulcsszerepet tölthetnek be, ezért a változás katalizátorai lehetnek, ha támogatják a vezetők munkaköri leírással kapcsolatos ismereteinek bővítését.

Mi segítheti a változtatást?

A munkaköri leírás című könyvem a nagyobb könyvértékesítők hálózatában (LIBRILIRABooklinePublioboox), mind E-könyvként, mind hagyományos könyvként elérhető. Ebben a jogi hátteret a szükséges mértékig bemutatom, de „jogászkodás” helyett a praktikus ismeretekre helyezem a hangsúlyt, amelyet bárki, munkajogi előképzettség nélkül is megérthet és alkalmazhat saját erőből is, sőt, a hangsúly a saját erőn van. Ezen túl igény esetén a könyv tematikájának megfelelő, a gyakorlati fogásokat is bemutató előadással és konzultációval is szívesen nyújtok segítséget, hiszen egy dolog tudni elméletben, hogy mit kéne tenni, és egy másik ezt készségszintű tudássá is formálni. Elmélet – amennyire szükséges, gyakorlat – amennyire csak lehetséges! Ennek a régi elvnek megfelelően haladhatunk előre.

Tisztelt Olvasó, Kedves HR-es Kolléga!

Amennyiben egyetért a leírtakkal, kérem, legyen partner a változás elérésében, adjuk meg a munkaköri leírások készítése terén közösen a siker élményét az Ön által támogatott vezetőknek is!

Baksai Zoltán

Ügyeinket rendben tudni jó!

https://munkajogi-tudas.hu

A szerzőről

Munkajogi szakokleveles tanácsadó, adatvédelmi tisztviselő, közigazgatásban és multinacionális nagyvállalatban is gyakorló vezetőként tapasztalatot szerezve a vállalkozásában segít a munkajogi, adatvédelmi és adatkezelési megfelelésben.

Hogy állunk a bizalommal?

– ahogy ti látjátok Nyílt, őszinte kommunikáció. Meghallgatás. Közös vízió. Elkötelezettség. Átláthatóság. Többek között ezeket az értékeket emelték ki Szakmai Fórumunk résztvevői, amikor arról kérdeztük őket, mi segítheti leginkább a…

Tovább

HRmónia – SZÓLjunk bele együtt a jövőbe!

A mi szakmánkban az a csodálatos, hogy lehetőségünk van a szervezetek, csapatok „újrahangolását” és újra hangolását is támogatni. Ennek alapja, hogy időről-időre „belehallgatunk az ÉteHRbe”. Mit is jelent ez? Azt,…

Tovább

HR-esek! Ezek a fizikai és a non-desk munkaerő megszólításának aranyszabályai

Gondot okoz a munkaállomással és céges e-maillel nem rendelkező munkavállalók megszólítása? Nem tudod, mi lehet a megtartásuk kulcsa? Mi eszközt adunk a kezedbe! A fizikai és a non-desk (munkaállomással nem…

Tovább