2018. 12. 18, kedd, Auguszta napja van.

Fókuszban az emberi erőforrás

A sétáló dossziék útvonaltérképe

Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a nagyvállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest.

Különös kettősség jellemzi a nagyvállalatok iratkezelését: sétáló dossziék, az országot körbeutazó levelek, pazarló bürokrácia az egyik oldalon, magvalósult papírmentes iroda a másikon. Többek között ez derül ki a a Quattrosoft Kft kutatásából, melyet nagyvállalati IT igazgatók körében végzett.

„A megkérdezett cégek közel felénél még mindig az irodán belüli személyes kézbesítés dívik, éppen úgy, mint a múlt században” – ad hangot megdöbbenésének Tresch András a Quattrosoft Kft. ügyvezetője, digitális üzleti szakértő.

A vállalatok 58 százalékánál telephelyenként, míg 37 százalékukánál országosan van központi postabontás. A megkérdezettek 26 százaléka számolt be arról, hogy még mindig személyes nyomtatás, borítékolás, feladás történik.

„Szinte burleszkbe illő, hogy egyes cégeknél, ha rossz címre érkezik egy levél, egyszerűen nagyobb borítékban teszik és újra feladják. Ezek a sétáló dossziék, melyek óriási költségen bolyonganak a vállalat tepelhelyei között” – mondta Tresch András.
Ne nyomtassa ki: ha-ha-ha…

Hiába a figyelmeztetés az emailek végén, hogy semmiképpen ne nyomtassuk, a válaszadók 21 százalékánál még mindig ki kell nyomtatni irattározási céllal az elektronikus üzeneteket. A javuló tendencia azért megfigyelhető, hiszen a nagyvállalatok 84 százaléka tisztán elektromos ügyintézést valósít meg.
Van ahol még divat a cégen belüli levelezés

A belső kommunikáció hasonlóan múlt századi képet mutat. A nagyvállalatok 32 százalékánál ugyanis az asztalon heverő, kinyomtatott papírlappal üzennek egymásnak a kollégák. Ez a mindennapi gyakorlat nemcsak régimódi, de pazarló is – mutat rá Tresch András.

A válaszadók 37 százaléka csak kivételes ügyekben, például a panaszkezelés esetén választja ezt a megoldást. Jó hír, hogy a megkérdezettek 47 százalékánál már minden belső ügyintézés elektronikusan történik.
A mobil applikáció mellett jól megfér a fax is

A válaszadók 89 százaléka használ postai levelet az ügyfélkommunikáció során. Emailt minden válaszadó, telefonos call centert 84 százalékuk alkalmaz. Fax aránya még mindig egész magas, 53 százalék. Web alapú ügyfélkommunikáció a válaszadók 53 százalékánál van, mobil applikációt a 58 százalék használ az ügyfelekkel való kommunikáció során.

Az egy ügyféllel különböző csatornákon történt üzenetváltásokat a válaszadók 37 százaléka egy ügykezelő rendszerben kapcsolja össze. Az ügyintézők 26 százaléka közvetlen információcserével oldja meg a problémát, papír alapú dossziét 16 százalékuk vezet.

„Ez utóbbi két módszer pont ilyenkor, a nyári szabadságolások során okozhatnak sok gondot: nem tudni mi hol van, kinek mit, mikorra kell megcsinálni. Mindennek az eredménye a határidők csúszása lehet. Nem is beszélve arról, mennyi felesleges energia és plusz költség papírokból és emlékezetből összebogarászni más ügyének a elintézéséhez szükséges adatokat és információkat” – mondta Tresch András.

###
A kutatás módszertana:
A kutatás célja megismerni a nagyvállalatok informatikai igazgatóinak (CIO) véleményét az elektronikus dokumentumkezelésről. A felmérés típusa egyéni mélyinterjú. A megkérdezettek köre magyar nagyvállalatok informatikai igazgatói (CIO) pozícióban lévő döntéshozók. Elemszám 20 fő. Az adatfelvétel ideje 2014. június – november.